Sposób załatwiania spraw

Każdy obywatel ma prawo wglądu do dokumentacji prowadzonej w jego sprawie.

Każde pismo wpływające do Starostwa musi podlegać rejestracji w sekretariacie Starostwa.
Z obowiązku rejestracji wykluczone są jedynie różnego rodzaju oferty, foldery reklamowe itp. kierowane na adres Starostwa, bądź poszczególnych wydziałów.

Pisma wpływające do Starostwa adresowane bezpośrednio do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych), sekretariat przekazuje za pokwitowaniem naczelnikom lub osobom posiadającym w wydziałach upoważnienie do odbioru korespondencji.

Każde pismo wpływające do Starostwa, a podlegające rejestracji, musi być opatrzone pieczęcią wpływu oraz datą i kolejnym numerem wpływu.
Pisma przekazywane do Starosty, po ich zadekretowaniu przekazywane są ponownie do sekretariatu, a następnie zgodnie z dyspozycją Starosty do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych).

Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje w odpowiednim spisie spraw jako nową sprawę.
Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.
Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym i kolejno numeruje. Należy także przestrzegać zasady, że wszystkie pisma dotyczące danej sprawy gromadzi i przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Niedopuszczalne jest prowadzenie jednej sprawy pod kilkoma różnymi sygnaturami.

Po zakończeniu sprawy w spisie spraw odnotowuje się datę i sposób zakończenia sprawy.